Blog Laboral-Reglamento Interno de Trabajo

Resumen Ejecutivo:

En el presente informe analizaremos la regulación, contenido y estructura legal que debe tener un Reglamento interno de Trabajo (RIT), como la norma interna más importante de la empresa, ello en virtud a dispuesto por el Decreto Supremo N° 039-91-TR. Además, veremos que es una norma obligatoria tanto para el empleador como para los trabajadores, por lo tanto es necesario conocer que para su elaboración se debe tener mucho cuidado y tomar en cuenta los dispuesto en la norma legal en referencia, estableciendo asimismo un real equilibrio entre el cumplimiento de las normas laborales y la gestión de las personas en las organizaciones.

I. Generalidades:

El Reglamento Interno de Trabajo es un documento clave de la relación entre la empresa y el trabajador, sobre todo porque a través de ello se puede ejercer el poder disciplinario del empleador sin caer en el abuso o la injusticia.
El Reglamento Interno de Trabajo recoge las circunstancias y condiciones que definirán el desarrollo de las labores que los trabajadores prestan en la compañía, por lo que tener un Reglamento Interno de Trabajo redactado de forma clara y concisa es fundamental para sentar las bases de la relación laboral entre trabajador y empresa.
En la actualidad la norma vigente es el D.S. N° 039-91-TR denominado “Establecen el Reglamento Interno de Trabajo, que determine las condiciones que deben sujetarse los empleadores y trabajadores en el cumplimiento de sus prestaciones”, vigente desde 31 de diciembre de 1991. 
En el mismo, podemos encontrar algunos antecedentes legislativos como la Resolución Suprema de 20 de agosto de 1956, en donde se estableció la obligación de los empleadores, que ocupen 100 o más trabajadores de contar con un Reglamento Interno que contenga las normas destinadas a fomentar y mantener la armonía entre trabajadores y empleadores, y a señalar las atribuciones y acciones del personal jerárquico con relación a los trabajadores; Luego de ello, mediante Resolución Ministerial Nº 221-86-TR de 19 de mayo de 1986, en donde se establecen trámites especiales para los efectos de la aprobación del Reglamento Interno; y tiempo más tarde, se expide el Decreto Supremo Nº 003-A-87-TR de 1 de abril de 1987, determinándose un procedimiento para la revisión de los Reglamentos Internos de Trabajo y derogándose el Decreto Supremo de 09 de mayo de 1939.
Finalmente, el Decreto Legislativo 757, Ley Marco para el Crecimiento de la Inversión Privada, determina que los Ministerios están obligados a aprobar normas legales destinadas a unificar, reducir y simplificar drásticamente los procedimientos y trámites administrativos que se sigan ante la respectiva entidad; y en virtud a ello resulta necesario establecer la normatividad, que regule la aprobación, modificación y revisión de los Reglamentos Internos; teniéndose en cuenta, asimismo los alcances de la Ley de Simplificación Administrativa N° 25035 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 070-89-PCM, entre otras normas.
En consecuencia, el Reglamento Interno de Trabajo es una norma elaborada por la empresa en donde determina las condiciones que deben sujetarse todos los trabajadores sean estos empleados u obreros, es decir en este documento los empleadores consignarán las condiciones o reglas de una empresa para la convivencia laboral, sin esas reglas creemos que el poder disciplinario del empleador se vería limitado y sujeto a evaluación y fiscalización por cada acto sancionable no previsto en el RIT.

II. Importancia del RIT

En primer lugar, debemos tener en cuenta que toda relación laboral se rige por tres tipos de obligaciones: legales, contractuales y reglamentarios.
Así, aunque dentro de los contratos de trabajo podemos encontrar una relación de los derechos y obligaciones del trabajador y de la empresa, lo cierto es que es importante que la compañía los refleje más en detalle. 
Es decir, el Reglamento Interno de Trabajo tiene que funcionar como una ampliación del contrato de trabajo. Por lo tanto, este documento es muy importante a la hora de tomar medidas disciplinarias con los trabajadores.

III. ¿Qué empresas están obligadas a tener un RIT?

Las empresas que cuenten con más de 100 trabajadores, sea cual fuere su modalidad contractual, están obligadas a contar con un Reglamento Interno de Trabajo, así lo señala el D.S. 039-91-TR vigente desde el 31 de diciembre de 1991. En consecuencia si la empresa cuenta con 101 trabajadores y a la fecha no cuenta con el reglamento interno de trabajo, está en la obligación de cumplir con dicha disposición, caso contrario podrá imponerse una multa por infracción a las normas socio labores por la Autoridad Administrativa de Trabajo.

IV. Contenido del RIT

El Art. 2° del D.S. N° 039-91-TR señala cuales son las clausulas o disposiciones obligatorias para que un reglamento interno de trabajo cumpla con su finalidad y se encuentre acorde a ley, por su parte las clausulas adicionales son las que consideramos nosotros necesarias para que las reglas estén claramente determinadas, por ello a continuación las detallamos:

4.1. Clausulas obligatorias: 

  • Las condiciones de admisión o ingreso de los trabajadores.
  • Las Jornadas y Horarios de Trabajo. Horario de entrada y de salida de los trabajadores, detallando a qué hora empieza y acaba el turno o turnos, así como el tiempo destinado a las comidas y descansos durante el horario de trabajo.
  • Normas de Control de Asistencia y la obligatoriedad de contar con un Registro Permanente de Control de Asistencia (RPCA) sea manual o Electrónico.
  • Normas de permanencia en el puesto conteniendo: permisos. Licencias e inasistencias. En este apartado se deben incluir también las vacaciones remuneradas, y todo tipo de permisos y licencias con goce y sin goce de remuneraciones.
  • Modalidad de los descansos semanales. Determinación de los días de descanso legalmente obligatorios junto con las horas y días de descanso adicionales
  • Derechos y Obligaciones Generales de la Empresa.
  • Derechos y Obligaciones Generales del Trabajador.
  • Normas tendientes al fomento y mantenimiento de la armonía entre trabajadores y empleadores.
  • Medidas disciplinarias
  • Persona o dependencia encargada de atender los asuntos laborales y la tramitación de los mismos.
  • Normas elementales que se deben observar dentro del desarrollo de la actividad laboral, con la finalidad de cautelar la higiene y seguridad en el Trabajo, e indicaciones para evitar accidentes u otros riesgos profesionales, así como las instrucciones respectivas para prestar los primeros auxilios. Esta obligación ha quedado en segundo plano con la dación de la Ley N° 29783 – Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y su Reglamento.

4.2. Clausulas adicionales:

  • Normativas especiales sobre el tratamiento a personas embarazadas, con discapacidad o alguna condición vulnerable de acuerdo a la normatividad vigente.
  • Lista de faltas y aplicación de sanciones a los trabajadores
  • Fecha de Registro en el MINTRA y vigencia del Reglamento Interno de Trabajo.
  • El procedimiento para solicitar las labores en sobretiempo, concerniente a las horas extra y horario nocturno con su debido reconocimiento y pago. También es recomendable que incluya la forma de compensación de esas horas.
  • Prohibición de reducción de remuneraciones salvo disposiciones previstas en la Ley.
  • Clausulas sobre la Prevención y Sanción del Hostigamiento Sexual Definición del empleador y del establecimiento o de lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
  • La prohibición de discriminación remunerativa entre varones y mujeres
  • Establecimiento de la escala de faltas (Leves, intermedias y Graves). Aquí se debe recoger la escala de sanciones y la forma de aplicación de cada una de ellas.
  • Prohibiciones y obligaciones especiales para el trabajador y el empleador.
  • Ámbito de aplicación del Reglamento Interno de Trabajo
  • Los sujetos ante quienes se deben presentar las quejas dentro de la empresa, así como las instancias de agotamiento administrativo interno antes de recurrir a la vía judicial impugnando la sanción ante un Juzgado de Paz Letrado.

V. Procedimiento para la elaboración de un Reglamento interno de Trabajo

Un procedimiento adecuado para comenzar la elaboración de un RIT debe contar con los siguientes pasos:

5.1. Análisis y diagnóstico
En primer lugar, para elaborar un reglamento interno debemos realizar un análisis que nos permita detectar las contingencias y problemas más frecuentes entre los trabajadores y el empleador. En este caso, contar con un software de encuestas de recursos humanos y de evaluaciones puede resultar de gran ayuda.

5.2. Marco legal
El reglamento interno de trabajo siempre debe estar inscrito en la legislación vigente, por lo que siempre debemos conocer las leyes que rigen la relación laboral, para ello debemos conocer el D.S. N° 039-91-TR. 

5.3. Reunión entre gerentes
El objetivo es escuchar las opiniones de la gerencia con respecto a la propuesta para el Reglamento Interno de Trabajo. De esta forma podemos afinar detalles y corregir posibles errores.

5.4. Reunión con los responsables de equipo
Como los responsables de equipo están en constante contacto con los trabajadores, es importante contar con ellos para intentar que el reglamento interno de trabajo cubra todas las necesidades del trabajador y del empresario.

5.5. Reunión general con los representantes de los trabajadores o Sindicato
Dado que el objetivo del reglamento interno es proteger los derechos de ambas partes, es importante contar aquí con la aprobación y visto bueno de los trabajadores.

5.6. Aprobación y resultados
Con el borrador ya terminado, debemos presentarlo a la gerencia para que lo aprueben. Una vez en funcionamiento, es importante mantener un registro de los resultados para medir así la eficacia del nuevo reglamento interno de trabajo.
Una buena opción para medir los cambios es fijarnos en el desempeño de los trabajadores y su evolución a partir de la implantación de la normativa.
Para la medición se puede diseñar un módulo de Evaluaciones que nos ayudará a fomentar una cultura participativa y que impulse el crecimiento del negocio. Esta herramienta nos ayudará a:

  • Identificar el talento clave de nuestra empresa.
  • Preparar a los trabajadores para el futuro, desarrollando planes de carrera y sucesión con datos fiables.
  • Minimizar la incertidumbre y mejorar la motivación.
  • Identificar necesidades de formación y posibles puntos de mejora.
  • Reducir el riesgo de sesgos.
  • Fomentar los valores corporativos.

VI. Aprobación y entrega del Reglamento Interno del Trabajo

Luego de elaborado y registrado en el MINTRA, el empleador deberá obligatoriamente entregar una Copia del Reglamento Interno de Trabajo a cada trabajador de la Empresa, lo podrá hacer mediante un memorándum o cualquier otro documento que deje constancia indubitable de su recepción por parte del trabajador y asimismo llevar a cabo una capacitación informativa sobre los aspectos más importantes del documentos, así como de las obligaciones, derechos y procedimientos básicos que debe conocer el trabajador durante su relación laboral con la Empresa.
De acuerdo al Art. 4° del D.S. N° 039-91-TR, para los efectos de la aprobación del Reglamento Interno, los empleadores presentarán a la Autoridad Administrativa de Trabajo tres (3) ejemplares, los que quedarán automáticamente aprobados a su sola presentación. Igual procedimiento se seguirá en el caso de modificación. Cabe precisar que n hay un tiempo mínimo ni máximo de vigencia del Reglamento por lo que se entiende que el empleador puede fijar el plazo en el mismo o en todo caso a la presentación de un nuevo reglamento automáticamente pierde vigencia el anterior.
Asimismo el empleador está obligado a hacer entrega a los trabajadores de un ejemplar del Reglamento Interno de Trabajo o su modificación, presentado a la Autoridad competente, dentro de los cinco (5) días naturales de producido el referido acto.

VII. Recomendaciones:

  1. La finalidad del RIT es vital, algunos lo conciben como una simple enumeración de obligaciones que deben cumplir los trabajadores y, en otros como una herramienta de gestión, sin embargo, el RIT debe responder más a lo segundo que a lo primero, pues es la oportunidad que tiene el empleador de reflejar el sistema de gestión que pretende implementar dentro de la organización, respetando la norma que lo regula el D.S. 039-91-TR, de esta forma, podrá establecer valores o conductas a ser cumplidos en la organización (puntualidad, obligaciones, procedimientos, etc.).
  2. No es posible utilizar modelos que no se adapten a las particularidades de un centro de trabajo. El RIT debe ser a la medida de la empresa. Un RIT elaborado sólo para cumplir las exigencias laborales es un documento inútil y pobre. El mejor termómetro para medir su idoneidad es si el personal interioriza los principales aspectos del documento en sus labores diarias.
  3. El contenido del RIT debe ser suficiente sin dejar de ser flexible, no debe contener la totalidad de políticas de la organización. Así, es importante que exista una regulación mínima que aparezca en el RIT pero no todo tiene que incluirse en él.
  4. El RIT debe presentarse ante la Autoridad Administrativa de Trabajo y luego debe ser comunicado a cada trabajador, con lo cual, cada variación del RIT necesita de un proceso de aprobación y de notificación, no hay un plazo mínimo ni máximo de vigencia de cada reglamento interno, se recomienda revisar y actualizarlo anualmente.
  5. El RIT debe comunicarse coherentemente con todas las regulaciones que existen al interior de la empresa y fuera de ella (las directivas internas, las normales legales o políticas que impone la matriz). Incluso la jurisprudencia ha reconocido, por ejemplo, que el RIT condiciona a las empresas: éstas se encuentran obligadas a acatarlo, por lo que hay que tener cuidado en su contenido ya que puede ser un arma de doble filo.
  6. El RIT es el principal sustento que tienen las empresas para sancionar a los trabajadores que comenten inconductas. Por eso la importancia de que tenga un contenido claro, preciso y suficiente. No sólo en lo que refiere a las conductas que podrían ameritar una sanción al trabajador sino, también, en los procesos a fin de implementar la sanción.
  7. Finalmente, si bien sólo las empresas que tienen más de 100 trabajadores deben contar con un RIT, la presencia de un RIT en el escenario de la organización tiene más ventajas que desventajas ya que permiten consolidar la gestión del centro de trabajo por lo que se recomienda que todas las empresas sin excepción cuenten con uno.
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